O adiamento de um evento exige tanto trabalho e rigor como a sua organização. Gerir simultaneamente a venda de bilhetes e os reembolsos, comunicar para atrair um novo público, reservar e receber artistas… a lista continua! Neste artigo, damos-lhe 6 conselhos para comunicar eficazmente quando o seu evento é adiado, seja qual for o motivo. Mas não se esqueça de adaptar os nossos conselhos à natureza específica do seu evento, porque, como sabe melhor do que ninguém, cada evento é único e deve continuar a sê-lo!
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1. Informe os seus fornecedores e prestadores de serviços
Quando estiver a pensar em adiar o seu evento, contacte diretamente os seus fornecedores e prestadores de serviços para saber se estão disponíveis para as suas potenciais novas datas. Sem o seu acordo, será obrigado a rescindir os seus contratos – e, por conseguinte, a pagar uma indemnização – e a procurar novos prestadores de serviços e fornecedores. O mesmo se aplica aos artistas ou oradores que vão participar no seu evento. Todos estes contactos são cruciais, pelo que deve obter garantias sólidas dos mesmos antes de anunciar qualquer adiamento do seu evento.
2. Explicar os motivos do adiamento
Condições climatéricas, proibições oficiais, incumprimento do local do evento, epidemias… são muitas as razões pelas quais o seu evento pode ter de ser adiado. Se isso acontecer com o seu evento, comunique claramente aos participantes as razões pelas quais teve de encontrar uma nova data para o seu evento. Quanto mais pormenores lhes fornecer, mais eles compreenderão a sua abordagem e estarão preparados para participar no seu evento na nova data.
3. Especificar as condições do adiamento
Enumere e descreva aos seus participantes todas as condições da nova data do seu evento: horários, local, capacidade, programa, acessibilidade, bares e restauração no local, etc. Não deixe nada de fora e não deixe margem para confusão, quer estes elementos sejam diferentes ou idênticos aos da data original. Se não o fizer, uma alteração pode surpreender os participantes à última hora e estragar a sua experiência. Porquê chegar a este ponto depois de tanto esforço para organizar o adiamento do seu evento?
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4. Assegurar às pessoas que os bilhetes comprados antes do adiamento ainda são válidos
Deve saber que, se adiar o seu evento, pode tornar válidos para as novas datas os bilhetes que já foram vendidos. Recomendamos que escolha esta opção, uma vez que lhe dará uma maior continuidade financeira. Não estará a começar do zero. Para tal, adicione as tarifas em causa às suas novas listas de controlo. Isto permitir-lhe-á digitalizar os bilhetes “antigos” e “novos” sem esforço nem confusão.
Sublinhe a validade – ou a falta dela, consoante a sua escolha – dos bilhetes antigos em todas as suas novas campanhas de comunicação – veja o exemplo do festival Papillons de Nuit abaixo. Incentive também os seus participantes a conservarem os seus bilhetes, oferecendo serviços ou brindes aos que o fizerem: lugar de estacionamento, t-shirt, bebidas no local, melhor localização, etc.
Ao mesmo tempo, é obrigado a reembolsar os bilhetes de todos os participantes que o solicitem. Cabe-lhe a si definir as várias condições e comunicar um procedimento com base nas mesmas. Eis os elementos relativamente aos quais terá de fazer escolhas e fornecer informações aos participantes:
A data de comunicação do procedimento – Pode ter lugar após o anúncio do adiamento;
O prazo para pedir o reembolso – Indicar um período com uma data de início e de fim;
A data de reembolso – No final exato do período ou x dias depois;
5. Utilizar um modelo de correio eletrónico pronto a utilizar
A comunicação sobre o adiamento de um evento é uma situação excecional para a qual o organizador de um evento tem de estar preparado. Como é que se vai comunicar? O que é que vai dizer aos seus participantes? No nosso CRM, encontrará um modelo de e-mail que pode ser personalizado de acordo com as características específicas do seu evento.
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- Inspire-se em bons exemplos no seu próprio caso
A epidemia de Covid-19 obrigou muitos organizadores a adiar os seus eventos. Estes são bons exemplos de comunicação que podem ser utilizados em função da sua situação:
Uma comunicação eficaz é essencial quando tem de gerir o adiamento do seu evento. Escolha a solução certa de e-mailing e marketing para colocar todas as hipóteses do seu lado. Descubra a Moztickets Marketing para segmentar os seus públicos, enviar mensagens direccionadas e aumentar as suas vendas, clicando no botão abaixo:
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