Os concertos e festivais de música ao vivo são alguns dos eventos mais emocionantes e divertidos em que se pode participar. No entanto, dias de artistas a atuar em vários palcos não acontecem sem um planeamento adequado, um orçamento preciso e uma boa estratégia.
Saber como planear e organizar um evento musical pode ser um desafio. De facto, ao planear um concerto ou festival, há muitos obstáculos a ultrapassar e passos a considerar, mas com algumas dicas pode começar com o pé direito.
Desafios comuns enfrentados pelos organizadores de eventos musicais
Em primeiro lugar, é importante compreender os tipos de desafios que provavelmente enfrentará como promotor de eventos musicais.
Orçamento – Pode ser difícil estimar o verdadeiro custo do seu evento e é muito fácil ultrapassar o orçamento, especialmente quando ocorrem imprevistos. Estabelecer um orçamento e cumpri-lo é a solução óbvia, mas nem sempre funciona como planeado.
Falta de pessoal – Por vezes, os organizadores têm dificuldade em estimar a quantidade de trabalho a realizar ou o número de pessoal necessário no local para funções específicas, incluindo segurança, pessoal de bar, equipa técnica, engenharia de som, saúde e bem-estar, etc.
Tecnologia – Se não funcionar corretamente ou se não for utilizada corretamente, a tecnologia pode comprometer o seu evento, o que é irónico tendo em conta o quanto pode ajudar. Estes problemas vão desde uma má cobertura do sinal wifi até um número insuficiente de dispositivos de comunicação entre equipas diferentes.
Escolher o local errado – Encontrar o local certo é crucial, especialmente um que esteja disponível na altura certa, tenha as comodidades necessárias e possa ser adaptado ao seu orçamento. Infelizmente, muitos organizadores novatos fazem a escolha errada do local.
Falta de planos de contingência – Muitas vezes, os promotores têm dificuldade em preparar-se adequadamente para o mau tempo ou outros cenários, como cancelamentos de última hora de artistas, atrasos de viagens ou alterações de horários.
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Falta de promoção – A falta de promoção do evento pode levar a vendas de bilhetes decepcionantes e a um menor retorno do investimento (ROI). Por outro lado, se o seu evento atrair mais participantes do que o previsto, é necessário garantir que podem ser acomodados no seu local, caso contrário, representará um risco para a segurança.
Má gestão do tempo – Há sempre muito para fazer, especialmente à medida que o evento se aproxima e enquanto está a decorrer. É fácil sentir-se sobrecarregado se não tiver uma lista de prioridades e tarefas, ou se não delegar na sua equipa.
Falta de experiência – A organização de eventos é difícil, e muitas pessoas simplesmente lançam-se no negócio sem uma compreensão adequada do que está envolvido.
Lista de controlo para a organização de um evento musical
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Felizmente, após dois anos perturbados pela Covid-19, a indústria da música ao vivo parece estar a dar sinais promissores. No que diz respeito à promoção do seu evento, quer pretenda estabelecer uma presença local de base ou almejar um festival de música regional ou nacional, siga estes passos como um guia geral para o ajudar a começar.
Compreender o seu público-alvo.
Pergunte a si próprio para quem está a organizar o seu evento. Todos os bons eventos musicais começam com um conceito ou objetivo que define o resto do seu planeamento subsequente. O que é que torna o seu evento único? Está a planear um evento centrado em géneros musicais específicos? Quais são os seus objectivos para o evento?
Defina objectivos realistas.
A definição de objectivos específicos e mensuráveis pode ir desde a venda de um número mínimo de bilhetes até à geração de um montante específico de dinheiro com a venda de bilhetes. É fácil ignorar o papel dos objectivos no planeamento musical, mas eles ajudam-no a manter-se no caminho certo quando começa a organizar o evento.
Elaborar um orçamento.
Se não definir um orçamento realista, é provável que gaste demasiado e se coloque numa situação financeira difícil. Alguns concertos não requerem uma grande quantia de dinheiro à partida, mas quanto maior for o evento, mais importante é ter um fluxo de caixa estável. Os orçamentos têm de ter em conta o aluguer do local, os honorários dos artistas, os salários do pessoal, os seguros, o catering, o marketing, o aluguer de equipamento, etc.
Determinar o tipo de evento musical.
Os eventos musicais têm muitas formas e tamanhos, desde concertos locais com duas ou três bandas até festivais nacionais que abrangem um fim de semana inteiro. O evento escolhido deve estar de acordo com os objectivos definidos na etapa anterior. Pergunte a si próprio se pode realisticamente atrair o público certo para o seu tipo de evento.
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Encontrar o local certo.
Os locais dependem em grande parte do seu orçamento (e da sua disponibilidade), mas para eventos ao ar livre ou festivais pode dar-se ao luxo de ser um pouco mais criativo, desde que compreenda os limites da sua escala e capacidade. Defina uma data desde o início para maximizar os seus esforços promocionais. Verifique também se o local do evento tem um recolher obrigatório. Também vale a pena analisar os eventos concorrentes para ver se podem causar problemas de deslocação ou reduzir o número de participantes.
Obter as licenças e os seguros necessários.
Os locais especialmente preparados provavelmente já terão as licenças e autorizações necessárias para acolher eventos, no entanto, nem sempre é simples quando se trata de organizar um evento ao ar livre, mesmo se estiver a utilizar um terreno privado. Se utilizar um terreno público, terá de consultar as autoridades locais e obter avisos de eventos temporários, possivelmente ordens de tráfego (para encerramento ou desvio de estradas) e licenças de instalações (para o consumo de álcool no local).
Organize o seu pessoal.
Terá de determinar o número de pessoas necessárias no local para garantir que o evento decorre sem problemas. Isto inclui a segurança do evento nos palcos para garantir um controlo eficaz da multidão, bem como equipas de produção para garantir a rápida montagem e encerramento dos palcos, vendedores de comida, pessoal do bar, etc. Alguns locais fornecem segurança interna e alguns artistas têm as suas próprias equipas de produção. Preste muita atenção ao que precisa de ter do seu lado.
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Contactar potenciais patrocinadores e parceiros.
Para gerar um fluxo de caixa adicional e aumentar as receitas durante o evento, pode considerar a possibilidade de encontrar patrocinadores e parceiros dispostos a apoiar o evento. Pense se os patrocinadores que abordar estão de acordo com o seu público-alvo e vice-versa, e veja como a sua imagem de marca se alinha.
Crie o seu programa.
Pode ter determinados grupos ou artistas em mente enquanto explora os locais. Lembre-se de reservar artistas adequados à escala do seu evento – é fácil ser demasiado grande ou demasiado pequeno. Não gaste todo o seu orçamento a reservar um artista muito popular e, pelo contrário, não negligencie artistas que poderiam atrair pessoas para o seu evento. Muitos organizadores de eventos têm equipas de programação dedicadas, uma vez que isto requer tempo e paciência.
Organize os preços e as vendas dos bilhetes.
Uma plataforma de venda de bilhetes facilita o início da venda de bilhetes. Certifique-se de que utiliza um fornecedor seguro e de boa reputação que permita a compra de bilhetes por telemóvel, uma vez que é esta a forma que a maioria dos participantes irá utilizar.
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Crie um Sitio Web para o seu evento.
Promover o seu evento desde o início em plataformas digitais é um passo importante. Criar e alojar um site Web dedicado permite-lhe encontrar e partilhar a sua própria publicidade ou material promocional para apresentar o evento antes e depois da sua realização. Pode também vender produtos e partilhar fotografias no seu site Web. Qualquer que seja a dimensão do seu siteWeb, certifique-se de que a sua tecnologia é fiável e segura, uma vez que, se não o fizer, poderá pôr em risco os dados e as finanças dos consumidores.
Defina a sua estratégia de marketing.
As redes sociais são uma das formas mais eficazes de promover o seu evento, tal como o e-mail marketing e a utilização de serviços de influenciadores. No entanto, também é provável que tenha de realizar alguma atividade presencial, como panfletagem ou envio de correio direto para empresas ou fornecedores locais, ou em locais próximos para maximizar a participação.
Certifique-se de que atribui um orçamento suficiente para publicidade direccionada nas redes sociais que apelam ao seu público-alvo. Encoraje também os seus artistas e fornecedores a promoverem o evento junto dos seus seguidores, uma vez que alguns seguidores dedicados poderão apenas ter conhecimento do evento através deles.
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Não se esqueça de elaborar um calendário e de fazer planos de contingência em caso de mau tempo ou de outras circunstâncias perturbadoras!
É claro que planear um evento musical requer dedicação e paciência para se tornar um mestre. No entanto, à medida que vai ganhando experiência através de várias tentativas, vai melhorando com cada organização.
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